ISO Normen zijn internationaal geldende normen die zijn ontwikkeld om organisaties van alle soorten en omvang te ondersteunen bij de implementatie en hantering van doeltreffende kwaliteitsmanagementsystemen. Om een organisatie succesvol te leiden en te laten functioneren is het noodzakelijk deze op systematische en transparante wijze te sturen en beheersen. Succes kan voortkomen uit het implementeren en onderhouden van een managementsysteem dat ontworpen is om de prestaties te analyseren, te verbeteren en dat zich tegelijkertijd richt op de behoefte van alle belanghebbenden. Kwaliteitsmanagement maakt deel uit van het besturen van een organisatie.
Sinds december 2000 is er een nieuwe ISO 9001 norm: de 2000 versie. Dit nieuwe certificaat heeft als basis de oude norm, maar is aangepast aan nieuwe eisen. Dit betekent dat bedrijven met een kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op de normen uit 1994: ISO 9001, 9002 en 9003 straks de ISO 9001:2000 norm moeten gaan hanteren.
De nieuwe norm ISO 9001:2000 zet de klant centraal, is procesgericht en legt de nadruk op continue verbetering. Het kwaliteitsmanagementsysteem dient gedragen te worden door de gehele organisatie. De betrokkenheid van zowel hoger- als middelmanagement is even essentieel als de betrokkenheid van de overige medewerkers. Het systeem dient praktisch te zijn om effectief tot resultaten te leiden.
De graadmeter voor het goed functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem is de klanttevredenheid. Het gaat hierbij met name over de beoordeling door de klant van de producten en de communicatie tussen de organisatie en de klant.
Klanten eisen producten met kenmerken die voldoen aan hun behoefte en verwachtingen. Deze behoefte en verwachtingen worden uitgedrukt in productspecificaties. Eisen van klanten kunnen contractueel zijn gespecificeerd door de klant of kunnen door de organisatie zelf zijn bepaald. In beide gevallen bepaalt de klant uiteindelijk of het product aanvaardbaar is. Dit sluit nauw aan op de nieuwe ISO 9000:2000 waarin de behoefte en verwachtingen van de klant veranderen en producten en processen continu verbeteren.
De ISO-norm benadrukt de samenhang van elkaar beïnvloedende processen binnen een organisatie. Elke activiteit of verzameling van activiteiten die gebruik maakt van middelen om input om te zetten in output kan worden beschouwd als een proces. Vaak vormt de output van het ene proces de input van het volgende proces. De procesbenadering is de identificatie en besturing van deze processen en de interactie tussen de processen. Dit verschaft informatie voor een continue verbetering. Een voorbeeld hiervan zijn samenwerkingsverbanden met leveranciers of afnemers. Het doel hiervan is toegevoegde waarde te creëren voor beide partijen.
In de norm stelt ISO als expliciete eis dat er continu gewerkt wordt aan de verbetering van de tevredenheid van de klanten. Dit moet ervoor zorgen dat de medewerkers doelmatig werken en de organisatie beter in staat is te reageren op eisen van klanten. Verbetermaatregelen en corrigerende maatregelen volgen onder meer uit klanteninformatie, klachten, interne audits en leveranciersbeoordelingen en moeten een belangrijke rol innemen in het kwaliteitsmanagementsysteem.
Eén van de rollen van het management is het uitvoeren van regelmatige en systematische evaluaties van het kwaliteitssysteem met betrekking tot het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen. Aan de hand van onder andere auditrapporten en analyses van registraties, afwijkingen, corrigerende maatregelen wordt de doeltreffendheid en haalbaarheid van de doelstellingen getoetst. Aan de hand van de resultaten worden mogelijkheden tot verbetering bepaald. Op deze manier is verbeteren een continue activiteit.
De betrokkenheid van management en medewerkers is zeer essentieel voor het kunnen functioneren van een kwaliteitssysteem. Het management stelt een doel en richting voor de organisatie vast. Zij bepaalt het kwaliteitsbeleid en geeft hier richting aan in de organisatie. Zij behoren samen met de leidinggevenden een klimaat te scheppen en te onderhouden waarin medewerkers volledig betrokken worden bij het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen.
De betrokkenheid van de medewerkers op alle niveau´s is erg belangrijk. De medewerkers zijn de kern van een organisatie en hun volledige betrokkenheid maakt het mogelijk dat hun bekwaamheden ten voordele van de organisatie worden gebruikt.
De nieuwe ISO 9000:2000 norm schrijft minder verplichte documentatie voor dan de ISO norm 1994. Documenten en registraties worden beoordeeld in de mate waarin het noodzakelijk is om aan te tonen dat er wordt voldaan aan de eisen in het kwaliteitssysteem.
Het opstellen van documenten is geen doel op zich maar is een activiteit met een toegevoegde waarde. Documentatie dient onder andere voor het vastleggen van afspraken, het inzichtelijk maken en bereiken van kwaliteitsverbeteringen, de ondersteuning op herhaalbaarheid en naspeurbaarheid en als objectief bewijs (registratie en analyse).
De volgende soorten documenten worden gebruikt in kwaliteitssystemen:
Q-Kwadraat zal bij het opzetten van het kwaliteitsmanagementsysteem direct eventuele aanwezige systemen zoals HACC, ARBO, milieu en BRC integreren. Dit vereenvoudigt het onderhoud van deze systemen en vergroot de effectiviteit. Daarnaast wordt het systeem zo ontwikkeld dat het voorbereid is op de mogelijke integratie met de nieuwe ISO normen voor voedselveiligheid op basis van HACCP, ten bate van internationale certificatie van het HACCP-systeem.
Voor het ISO-traject zal Q-Kwadraat de volgende stappen doorlopen:
Minimaal 2 maanden voor het uitvoeren van de initiële audit zal een afspraak gemaakt moeten worden met de certificerende instelling. De instellingen zijn vaak volgeboekt en bovendien is een vaststaande afspraak een goede stok achter de deur.
